§1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) jest Pol-Med Sp. z o.o. z siedzibą w Osielsko (86-031), ul. Leśna 38, NIP 9671167341, REGON 093140846, BDO 000638650.
Kontakt z Administratorem we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych jest możliwy: pocztą elektroniczną na adres biuro@pol-med.tech, telefonicznie pod numerem +48 525 000 260 (8:00–16:00), lub pisemnie na adres siedziby.
Pol-Med nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych — nie jest do tego zobowiązany na podstawie art. 37 RODO. Wszelkie zapytania dotyczące ochrony danych osobowych obsługuje bezpośrednio Administrator.
§2. Jakie dane zbieramy
Dane przesłane w formularzach kontaktowych: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości oraz parametry zapytania specyficzne dla danego formularza (typ stanowiska dydaktycznego, lokalizacja odbioru UCO, kategoria narzędzi itp.). Pola obowiązkowe są wyraźnie oznaczone — pozostałe są dobrowolne.
Dane techniczne automatycznie zapisywane w logach serwera: adres IP, znacznik czasu, typ przeglądarki, system operacyjny, kraj (na podstawie IP), adres URL strony. Logi służą celom bezpieczeństwa, diagnostyki i analizy ruchu.
Serwis nie wykorzystuje plików cookies do śledzenia użytkowników. Vercel Analytics — narzędzie analityczne wykorzystywane przez Pol-Med — działa w trybie bez plików cookies (cookieless) i nie tworzy profili użytkowników. Jedyne dane lokalne zapisywane w przeglądarce to: (a) wpis w sessionStorage o kluczu `pmv4-preloaded` służący do jednorazowego pokazania ekranu powitalnego w danej sesji, (b) wpis w localStorage zapamiętujący wybrany motyw (jasny/ciemny/systemowy). Oba wpisy nie są transmitowane na serwer.
§3. Cel i podstawa prawna przetwarzania
Dane przesłane w formularzach kontaktowych są przetwarzane w celu: (a) odpowiedzi na zapytanie i ewentualnego przygotowania oferty handlowej — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą), (b) prowadzenia korespondencji handlowej i utrzymywania relacji biznesowej — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w rozwijaniu działalności gospodarczej).
Logi serwera są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu i wykrywania nadużyć — podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora w ochronie infrastruktury i ograniczaniu spamu).
Zaznaczenie zgody RODO przy formularzach kontaktowych dotyczy potwierdzenia zapoznania się z niniejszą Polityką prywatności. Nie jest oddzielną zgodą marketingową — Pol-Med nie wysyła automatycznych newsletterów ani materiałów promocyjnych bez wyraźnego, oddzielnego żądania.
§4. Okres przechowywania danych
Dane przesłane w zapytaniach handlowych są przechowywane przez okres 24 miesięcy od daty ostatniego kontaktu — okres ten odpowiada typowemu cyklowi inwestycyjnemu w branży B2B (przygotowanie wniosku dotacyjnego → realizacja projektu). Po tym okresie dane są usuwane lub anonimizowane.
W przypadku zawarcia umowy dane są przechowywane przez okres jej obowiązywania oraz 6 lat po jej zakończeniu — okres ten wynika z przepisów podatkowych (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej) i ustawy o rachunkowości.
Logi serwera są przechowywane przez 90 dni i automatycznie usuwane po tym okresie. Dłuższe przechowywanie ma miejsce wyłącznie w przypadku trwającego incydentu bezpieczeństwa lub żądania uprawnionego organu.
§5. Odbiorcy danych — procesorzy
Pol-Med powierza przetwarzanie danych osobowych następującym podmiotom (procesorom) na podstawie umów powierzenia zawartych zgodnie z art. 28 RODO:
Vercel Inc. (USA) — dostawca hostingu Serwisu. Dane przechowywane są w infrastrukturze Vercel w regionach europejskich. Vercel uczestniczy w programie Data Privacy Framework (DPF) zapewniającym odpowiedni poziom ochrony danych przekazywanych do USA.
Resend Inc. (USA) — dostawca usługi transmisji e-mail. Resend przetwarza dane wyłącznie w celu doręczenia wiadomości wynikających z formularzy kontaktowych. Resend również uczestniczy w programie DPF.
Dane mogą być również udostępniane uprawnionym organom państwowym (organy ścigania, sądy, organy podatkowe) na ich pisemne, uzasadnione żądanie, w zakresie wynikającym z przepisów prawa. Pol-Med nie sprzedaje, nie wynajmuje ani nie udostępnia danych osobowych w celach marketingowych podmiotom trzecim.
§6. Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z art. 15–22 RODO masz prawo do: dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, sprostowania (poprawienia) danych, usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych do innego administratora w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie.
Masz również prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 21 RODO) oraz prawo cofnięcia udzielonej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
W celu skorzystania z dowolnego z powyższych praw skontaktuj się z Administratorem na adres biuro@pol-med.tech. Odpowiedź udzielana jest bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO).
Masz także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl), jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO.